Il sistema di fatturazione elettronica è diventato obbligatorio in Italia a partire dal 2019 per la vendita di beni e servizi tra soggetti residenti nel Paese, al fine di semplificare e automatizzare i processi di fatturazione. La fattura elettronica, nello specifico, è un documento redatto in formato XML, firmato digitalmente e dotato di un preciso riferimento temporale. Questa fattura viene trasmessa, mediante il Sistema d’interscambio (SdI), ai clienti. Ma come si fa a redigerla? È possibile sia provvedere alla compilazione manuale attraverso il portale dell’Agenzia delle Entrate che avvalersi di un apposito software fattura elettronica.
Fatturazione elettronica: i passaggi
La fatturazione elettronica viene emessa e inviata secondo un percorso prestabilito:
- Si compila la fattura mediante il sito web o con un software fattura elettronica, inserendo i dati richiesti, relativi sia al venditore che al cliente;
- Chi emette la fattura o il suo intermediario sottoscrive la fattura utilizzando la firma elettronica qualificata;
- Si trasmette il documento al Sistema di Interscambio, incaricato di ricevere e controllare la correttezza delle fatture e la conformità con le regole dell’agenzia delle entrate prima di inviarle al destinatario;
- Si attende la ricevuta di consegna per accertarsi che il file sia stato trasmesso.
Al termine della procedura, è necessario conservare la fattura elettronicamente per un periodo di tempo di almeno 10 anni.
Come scegliere un programma per la fatturazione elettronica?
Come già detto, per gestire ogni passaggio della fatturazione elettronica è consigliabile avere un apposito software. Ma come scegliere il miglior programma per la fatturazione elettronica? Come prima cosa, bisogna optare per un programma completo, cioè dotato di tutte le funzionalità utili, dalla creazione delle fatture alla registrazione e visualizzazione delle stesse in un formato leggibile. Alcuni software permettono anche di generare appositi report, gestire le scadenze dei pagamenti ed inoltre possono essere integrati con altri sistemi contabili. Ancora, un programma per le fatture elettroniche dovrebbe essere semplice da utilizzare, con un’interfaccia user friendly. Un altro aspetto importante da valutare è la sicurezza dei dati, che deve essere garantita in ogni passaggio della fatturazione elettronica. Infine, bisogna scegliere tra i programmi offline e quelli online. Nel primo caso, si tratta di software da installare necessariamente sul pc, mentre quelli online consentono l’archiviazione in cloud e sono accessibili su qualsiasi dispositivo.
Fattura elettronica omessa: le sanzioni
È fondamentale emettere la fattura elettronica per adempiere alle normative di legge. Anche una fattura cartacea, che non transita dal Sistema di Interscambio, è considerata non emessa. Le sanzioni amministrative pecuniarie sono previste sia per il cedente, ovvero il soggetto che ha venduto il bene o erogato il servizio, sia per il cessionario, ovvero l’acquirente. Il cedente deve corrispondere un ammontare che varia tra il 90% e il 180% dell’imposta non correttamente documentata. Se la fattura elettronica omessa non incide sulla liquidazione IVA, invece, la sanzione varia dai 250 euro a 2000 euro. Il cessionario, invece, deve pagare una sanzione pari al 100% dell’IVA documentata in maniera errata, ma tale sanzione può essere evitata regolarizzando l’operazione, attraverso l’emissione di un’autofattura elettronica, da inoltrare mediante sistema di interscambio.